
Pour une équipe de trois personnes, un téléphone VoIP typique de petite entreprise coûte environ 1 184 dollars par an.
Et si je vous disais que les coûts cachés associés vous font perdre de l'argent à cause de flux de travail incohérents et du temps passé à effectuer des tâches manuelles, telles que l'enregistrement et l'extraction d'informations sur les prospects dans votre CRM?
En fait, tout va bien si l'opérateur de téléphonie professionnelle que vous choisissez s'intègre parfaitement à votre système de gestion de la relation client.
Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas, ce qui vous amène à payer de l'argent que vous pourriez dépenser ailleurs pour développer votre entreprise.
Une alternative rentable est un téléphone professionnel intégré à votre CRM, souvent 40 à 50 % moins cher qu'une solution VoIP et CRM séparée.
Décortiquons les coûts téléphoniques des petites entreprises, où se situent les frais et comment les appels intégrés de Close CRM réduisent vos dépenses totales.
Avant de faire le calcul, sachez que les téléphones professionnels peuvent être alimentés soit par les fils de cuivre traditionnels et les téléphones de bureau (appelés PBX analogiques), soit par votre connexion internet (appelés téléphones VoIP ou Voice over Internet Protocol, également appelés softphones).
Vous pouvez également utiliser un mélange des deux, appelé téléphone PBX (Private Branch Exchange) sur site, qui utilise votre connexion internet pour alimenter les appels, mais qui utilise les téléphones de bureau comme source d'énergie.
Le premier type, avec tous les fils de cuivre, peut coûter environ 1 000 dollars pour une équipe de trois personnes, les frais de matériel s'élevant à environ 690 dollars (boîtier central PBX pour environ 600 dollars et casque à trois lignes pour environ 90 dollars) et les frais d'installation s'élevant à 405 dollars.
De plus, l'entretien régulier peut rapidement absorber le même montant que les coûts d'installation.
La VoIP (sans matériel de bureau) coûte généralement environ 1 184 dollars par an pour une équipe de trois personnes et prend en charge les flux de travail entièrement à distance.
Le dernier type, le PBX sur site, peut coûter environ 1 000 dollars par utilisateur en matériel et en frais d'installation, soit un total de 3 000 dollars pour une équipe de trois personnes.
Mais comme nous nous concentrons sur les petites entreprises en expansion, nous savons qu'un téléphone VoIP serait une solution bien plus efficace. bien meilleur choix que les options ultra-traditionnelles qui ne prennent pas en charge les équipes à distance et n'offrent aucune fonction de messagerie ou de collaboration interne (après tout, elles s'appuient sur des téléphones de bureau des années 90).
C'est donc sur ce point que nous allons concentrer nos chiffres, en commençant par une analyse des coûts d'installation des téléphones professionnels virtuels de quelques grands noms du marché :
Coûts de configuration du téléphone professionnel pour les petites entreprises
(Estimation des coûts annuels pour une équipe de trois personnes avec deux numéros de téléphone supplémentaires)
Fournisseur
Coût annuel
Nextiva
$1,583
OpenPhone
$991
MightyCall
$1,243
Grasshopper
$919

Un téléphone professionnel de base avec Nextiva qui permet à une équipe de trois personnes d'appeler aux États-Unis et au Canada coûte environ 1 223 dollars après calcul :
Mais je suis désolé de vous le dire : il s'agit vraiment d'une estimation prudente. 😬
En effet, les fonctions qui valent leur pesant d'or pour les petites entreprises qui dépendent des appels (par exemple, la mise en file d'attente pour gérer un volume d'appels élevé et un menu téléphonique qui dirige les clients vers les personnes avec lesquelles ils veulent parler) ne sont disponibles que dans les plans "Engage" et "Power". Ceux-ci coûtent respectivement 40 et 60 dollars par utilisateur et par mois.
Ainsi, si vous optez pour la formule à 40 $ pour la fonction IVR (menu téléphonique ) avancée, votre facture annuelle s'élèvera à 1 583 $ (y compris les frais d'enregistrement des SMS et les coûts de mise en œuvre de la gestion de la relation client) pour une équipe de trois personnes.
Même si vous payez un montant raisonnable, Nextiva ajoute à votre facture des frais inconnus au titre de l'utilisation du menu téléphonique. Les utilisateurs disent également qu' ils ont dû payer pour des messages texte pendant des mois avant que leur numéro ne soit approuvé. A ne pas manquer.
En outre, les problèmes liés à l'application mobile sont fréquents : un utilisateur a déclaré avoir manqué un appel de trop parce que l'application s'était bloquée.
Mais le comble, c'est que l'acheminement des appels vers les personnes possédant les compétences nécessaires pour les traiter dans les délais n'est inclus dans aucun des plans - il s'agit en fait d'un supplément. La facture de téléphone mensuelle peut alors grimper en flèche !

Avec OpenPhone, un téléphone professionnel peut coûter entre 871 et 991 $.
Le plan de démarrage à 15 $ par mois vous permet de bénéficier d'un nouveau numéro de groupe, d'appels illimités aux États-Unis et au Canada et de la transcription des messages vocaux.
Mais ce plan ne fonctionne que si l'on cherche un téléphone pour les appels occasionnels, car il lui manque deux éléments clés : une intégration CRM et un menu téléphonique pour rationaliser et automatiser tous les appels.
Heureusement, vous pouvez obtenir ces fonctions ainsi que l'analyse des appels, l'enregistrement automatique des appels et les résumés d'appels avec le plan Business d'OpenPhone - 23 $ par utilisateur et par mois.
Ajoutez à cela les frais d'enregistrement des SMS et vous arriverez à quelque 871 dollars par an pour une équipe de trois personnes, sans compter les appels internationaux.
Les coûts augmentent encore si vous décidez d'obtenir, par exemple, deux numéros supplémentaires en plus du numéro de téléphone fourni par OpenPhone. Dans ce cas, chaque nouveau numéro est disponible pour 5 $. Le coût total s'élève alors à 991 $.
Cela semble trop raisonnable pour être vrai ? Oui, car là où le prix d'OpenPhone est un coussin pour votre budget comparé à celui de Nextiva, ses fonctionnalités limitées sont un coup dur pour votre stratégie de ventes sortantes.
Par exemple, il n'y a pas de bouton de mise en sourdine pendant l'appel. Il n'y a pas non plus de fonctions telles que l'écoute d'appel, le chuchotement ou le barging qui aident les équipes de vente à sauver les affaires en cours et à former vos représentants à conclure davantage d'affaires.
Les fonctions de distribution automatique des appels et les composeurs qui stimulent la productivité des représentants sont également absents, ce qui complique la gestion d'un volume d'appels élevé.
Et bien qu'OpenPhone offre des intégrations à Slack, HubSpot et Zapier, il ne se connecte pas nativement à d'autres outils de votre pile de vente. Par exemple, il n'y a pas d'intégrations natives avec Close ou Pipedrive. Non seulement cette connectivité CRM limitée peut rapidement devenir frustrante, mais elle peut également vous ralentir lorsque vous essayez de retrouver des informations sur les prospects et les clients avec lesquels vous êtes en appel.
Pour couronner le tout, des rapports font état de problèmes de temps d'arrêt et d'une équipe d'assistance lente à réagir.

Avec MightyCall, un téléphone professionnel coûte environ 583 $ pour une équipe de trois personnes si l'on prend leur plan d'entrée de gamme (15 $ par utilisateur et par mois) et que l'on inclut les frais d'enregistrement des SMS et de messagerie.
Ce plan de base comprend la plupart des fonctions de base : un menu téléphonique, des messages d'accueil personnalisés, des notes d'appel, une messagerie vocale et l'acheminement des appels vers les membres de l'équipe concernés, ainsi que des appels illimités aux États-Unis et au Canada.
Le seul hic ? Il manque à ce forfait des fonctions essentielles de suivi et d'analyse des appels, telles que l'analyse en temps réel, l'écoute des appels, etc. Heureusement, l'offre supérieure à l'offre de base vous permet de bénéficier de ces fonctionnalités pour 23 $ par utilisateur et par mois.
Mais si vous cherchez à débloquer une productivité sérieuse, le plan Power à 30 $ par utilisateur et par mois est un bon choix. Ceci est principalement dû à la prévisualisation et aux composeurs progressifs qu'il inclut. Le premier vous montre des informations sur les prospects pour les appels sortants, et le second effectue des appels vers une liste de prospects en mode automatique pour les représentants.
Ainsi, si nous faisons un rapide calcul, nous obtenons une facture annuelle d'environ 1 123 $ avec MightyCall pour une équipe de trois personnes dans le cadre du plan Power.
Comme avec OpenPhone, les numéros de téléphone supplémentaires coûtent 5 $, donc lorsque vous en ajoutez deux, vos coûts s'élèvent à 1 243 $.
Les appels internationaux sont basés sur l'utilisation ; chez certains fournisseurs, vous devez également acheter un numéro international supplémentaire (par exemple, 10 $).
Cependant, contrairement à d'autres fournisseurs, MightyCall impose un nombre minimum d'utilisateurs de trois sièges pour obtenir les plans dont nous avons parlé ci-dessus.
Autres inconvénients ? Quelques difficultés dans le transfert et le renvoi des messages vocaux, des appels et des systèmes qui tombent parfois, et des problèmes de mise à jour des notifications d'appels et de messages en temps réel.

La tarification de 8x8 est confidentielle, mais en gros, vous pouvez choisir entre cinq plans, chacun contenant un ensemble spécifique de fonctionnalités.
Par exemple, les plans X4 et X6 vous offrent des fonctions essentielles telles que l'écoute d'appels, le chuchotement et la mise en garde, un menu téléphonique, des analyses et l'orientation des appels en fonction des compétences vers les personnes concernées de votre équipe.
Cependant, les intégrations CRM ne sont disponibles que dans l'offre X7.
Ce qui est remarquable, c'est que tous les 8x8 offrent un nombre illimité d'utilisateurs et d'appels vers un nombre spécifique de pays (en fonction de l'offre choisie).
Toutefois, un article note que 8x8 s'adresse davantage aux moyennes et grandes entreprises qu'aux petites entreprises. Il n'y a pas d'essai gratuit disponible et les problèmes de transfert d'appel sont fréquents.

Une installation téléphonique professionnelle avec Grasshopper coûte environ 703 $ par an pour un nombre illimité d'utilisateurs sur leur plan pour les petites entreprises (55 $ par mois), y compris les frais d'enregistrement des SMS et de messagerie (environ 43 $ par an).
Ce total passe à 919 $ si vous ajoutez deux numéros premium (9 $ par numéro de téléphone supplémentaire par mois).
Il vous offre des fonctions telles que l'acheminement automatique des appels, le menu téléphonique et les transferts d'appels, les appels internationaux étant disponibles en tant qu'option supplémentaire.
Mais si ces fonctions peuvent vous aider à démarrer vos appels, elles ne sont pas idéales pour les petites équipes de vente en pleine croissance, car des fonctions essentielles telles que le suivi des appels et le barging sont absentes.
Grasshopper n'affiche pas non plus l'identification de l'appelant et la qualité des appels est au mieux acceptable. Il convient également de noter que Grasshopper n'est disponible qu'aux États-Unis et au Canada.
Les estimations des coûts de téléphonie professionnelle que nous avons présentées ci-dessus ne sont que des estimations. En effet, la facture réelle dépend de la taille de votre équipe, de l'abonnement que vous choisissez, etc.
Examinons ces facteurs de plus près :
Vous pouvez être un champion en solo, une équipe de trois mousquetaires ou tout autre groupe de personnes. Quel que soit l'effectif, vous devrez payer pour obtenir des licences téléphoniques pour tous les membres qui vous appelleront.
En fonction de vos besoins, vous pourrez également leur attribuer des numéros de téléphone pour 5 $ supplémentaires par utilisateur (avec la plupart des fournisseurs ci-dessus, à l'exception de Grasshopper, qui facture 9 $ par nouveau numéro). Vous pouvez également vous en tenir au(x) numéro(s) professionnel(s) attribué(s), qui sonne(nt) pour tous les membres de l'équipe lorsque quelqu'un appelle.
Si vous n'utilisez pas les appels et les SMS dans le cadre de votre stratégie de maturation des prospects et que vous ne recevez pas beaucoup d'appels de clients, vous pouvez facilement vous contenter d'un plan de base.
Mais si vous traitez un volume d'appels important, vous voudrez des fonctions qui vous aideront à gérer, voire à automatiser, le volume d'appels. Par exemple, des fonctions qui vous permettent de définir vers qui diriger certains appels.
Votre pile de fonctionnalités sera sensiblement différente si vous avez une équipe à former. Dans ce cas, vous aurez besoin de fonctions de chuchotement d'appel, d'écoute et de barge, entre autres, pour les former à conclure davantage d'affaires.
Cela ressemble beaucoup à la façon dont votre facture de téléphone personnelle s'accumule. La seule différence est que les téléphones professionnels ne proposent pas de forfaits d'appel : ils comptabilisent votre consommation (nombre d'appels passés et leur durée) pour faire figurer un chiffre sur la facture.
Les tarifs des appels internationaux varient d'un fournisseur à l'autre.
Certains, comme MightyCall, vous offrent un numéro international pour 10 $ supplémentaires. D'autres, comme 8x8, proposent des appels illimités (sur la base d'une utilisation équitable, bien entendu) vers des pays spécifiques.
Avant de choisir un fournisseur, posez-vous la question suivante : quels sont les pays que mon équipe ou moi-même devons appeler, et combien d'appels cela représente-t-il approximativement ?
Il peut s'agir, par exemple, de transcriptions et de résumés d'appels AI, souvent disponibles sous forme de modules complémentaires.
D'autres fois, les fournisseurs facturent des fonctions essentielles supplémentaires qui vous font penser qu'il s'agit d'un droit humain fondamental. Par exemple, Nextiva propose le routage des appels en fonction des compétences en tant qu'option supplémentaire (ouch !).
Comme c'est souvent le cas dans la sphère SaaS, les contrats d'une durée d'un an offrent des réductions par rapport aux plans mensuels.
À première vue, il s'agit d'une bonne nouvelle, car, premièrement, vous bénéficiez d'une réduction de prix et, deuxièmement, qui a besoin de changer son logiciel de téléphonie d'entreprise tous les deux ans ?
Sauf que certains fournisseurs proposent des contrats encore plus longs pour des réductions plus importantes, mais augmentent la durée minimale de l'engagement. C'est là que les choses peuvent se gâter, surtout si vous finissez par conclure un contrat avec un téléphone virtuel dont vous n'êtes pas satisfait au bout d'un certain temps.
Il existe également une troisième option : une solution de téléphonie professionnelle qui ne vous lie pas à un contrat à long terme, mais qui n'offre pas non plus d'essai gratuit. Vous devrez donc prévoir une somme d'argent pour un mois d'essai payant.
Bien que nous ayons presque couvert tous les facteurs ayant un impact sur les coûts de téléphonie de votre entreprise, il en reste un qui n'est pas quantifiable : une connectivité CRM limitée ou médiocre.
En d'autres termes, un décalage entre votre CRM et votre logiciel d'appels virtuels peut rapidement entraîner une perte de productivité, voire une perte de contrats. Cela se produit souvent lorsque vous :
En fait, chez Closeavant que nous n'intégrions le téléphone professionnel dans notre CRM, nous étions confrontés à tous ces problèmes et à bien d'autres encore : perte du contexte de l'appel, flux de travail décousus, changements d'onglet trop fréquents et beaucoup plus de temps passé à créer des solutions de contournement qu'à conclure des affaires.
Mais depuis que nous passons aux appels à partir de notre CRM (oui, nous sommes aussi nos clients !), nous avons depuis longtemps dit adieu à ces défis.
En effet, cette solution :
L'équipe de TRU Colors a même doublé son taux d'appels en simplifiant sa pile :
"Nos taux d'appels ont presque doublé parce que mes représentants ont gagné en simplicité et en fluidité. Les prospects sont plus chaleureux, ce qui facilite les ventes. Tout cela grâce à notre CRM. - Chandler Hatch, CRO, TRU Colors.
Mais laissez-moi deviner : vous pensez aux coûts, n'est-ce pas ? Ne vous inquiétez pas, car un téléphone professionnel dans le Close CRM est 40 à 50 % moins cher que votre fournisseur de téléphone professionnel moyen.
Vous avez du mal à y croire ? Sortons à nouveau notre calculatrice :
Le plan Growth deClose, qui coûte 99 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement - soit 3 564 $ par an pour une équipe de trois personnes, sans compter les frais de SMS et d'appels basés sur l'utilisation), vous offre toutes les fonctionnalités essentielles liées au téléphone :
Pour les petites équipes ou celles qui débutent, le plan Essentials offre les outils CRM essentiels pour seulement 35 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement), mais n'inclut pas les fonctions d'appel comme le Power Dialer.
Vous avez besoin de numéros premium pour des départements ou des membres de votre équipe en plus de votre numéro d'entreprise ? Vous pouvez encore les ajouter pour 19 $ par numéro et par mois.
Les numéros surtaxés vous permettent également d'obtenir des informations :
Si vous avez besoin, par exemple, de deux numéros surtaxés, ils vous coûteront 456 $ par an (19 $ par numéro et par mois × 2 numéros × 12 mois).
Prenons l'exemple d'une équipe de 3 personnes avec le plan Growth (le niveau le plus bas avec Power Dialer et les fonctions de téléphone professionnel) :
[
(19 x 2 lignes de primes)] =
185 $ x 12 mois = 2 220 $ + 43 $ SMS
Total : 2 263
Comparez maintenant cela à l'utilisation d'une installation VoIP + CRM d'une tierce partie :
Cela représente une différence de 836 $ par an, et vous bénéficiez d'une expérience CRM + téléphone unifiée au lieu de gérer deux plates-formes distinctes.
Tous les appels dans Close sont facturés en fonction de l'utilisation, à la minute, selon la tarification vocale "Pay-as-you-go" de Twilio (la durée de l'appel et ses coûts sont arrondis à la minute la plus proche et figurent en centimes sur votre facture).
En tenant compte de cette tarification, imaginons que vous passiez une trentaine d'appels locaux (aux États-Unis et au Canada), d'une durée d'environ 3 minutes chacun, et cinq appels internationaux d'une durée de 2 minutes.
Ce montant serait de 0,0140 $ par minute pour les appels locaux sortants, soit 0,04 $ par appel ou 1,2 $ pour 30 appels locaux.
En ce qui concerne les appels internationaux, les tarifs varient en fonction du pays appelé. Ainsi, pour cinq appels de 2 minutes vers le Royaume-Uni (par exemple), chaque appel est facturé 0,0040 $ par minute, ce qui porte le total à 0,5 $ pour cinq appels ( 0,01 $ par appel de 2 minutes vers le Royaume-Uni). Le total s'élève donc à 0,5 $ pour cinq appels (0,01 $ par appel de 2 minutes vers le Royaume-Uni).
Votre facture d'utilisation totale pour un mois est de 1,25 $.
Si vous l'ajoutez au coût mensuel du téléphone professionnel de 187 $, votre facture totale de téléphone avec Close s'élèvera à 188,25 $ (environ 2 259 $ par an si l'utilisation du téléphone reste à peu près la même).
Mais ce n'est pas tout. Il existe en effet plusieurs façons d'économiser de l'argent en appelant à partir de votre CRM. La première d'entre elles est la suivante : au lieu d'appeler tous les autres numéros froids, consacrez votre budget d'appels à ne parler qu'aux clients potentiels qui ont été suivis (pour ce faire, vous devez d'abord créer une liste d'appels en ajoutant à Smart View les clients potentiels qui correspondent à un critère spécifique).

Un autre conseil rentable ? Fixer une limite mensuelle d'utilisation des appels afin de respecter un budget d'appel déterminé.
Ou définissez une limite d'utilisation avec un montant de recharge automatique et Close rechargera automatiquement votre compte avec un montant prédéfini.
Si vous recherchez une véritable solution, qui vous offre des fonctions de déblocage des revenus, nous vous recommandons l'offre Enterprise. Il vous offre :
Ce plan comprend également un composeur prédictif qui effectue une numérotation automatique à partir d'une liste de prospects, en vous mettant en contact uniquement avec ceux qui répondent au téléphone. Ainsi, il n'y a pratiquement pas de perte de temps entre les appels, ni d'écoute de messages vocaux ou de signaux d'occupation - c'est l' automatisation des ventes à son meilleur. 🎉
En ce qui concerne les coûts, le plan Entreprise coûte 139 dollars par utilisateur et par mois. Avec trois utilisateurs et deux lignes premium, cela revient à 5 503 dollars par an, sans compter les frais d'utilisation des appels.
Avec les fournisseurs de VoIP, vous n'avez généralement pas accès à ces fonctions avancées, sauf avec MightyCall. Son plan Entreprise coûte le même prix que celui de Close, mais le fournisseur de VoIP exige que vous fassiez appel à un minimum de cinq utilisateurs pour accéder au plan. Les frais d'installation s'élèvent donc à 3 163 $ pour le seul fournisseur de téléphonie d'entreprise.
Il n'est pas étonnant que l'équipe d'UGURUS, qui avait du mal à passer 100 appels par jour, en passe aujourd'hui 200 à 250 simultanément grâce à la fonction d'appel intégrée de Close
Si vous et votre équipe effectuez beaucoup d'appels commerciaux, vous bénéficierez grandement(comme nous!) des transcriptions et des résumés d'appels consultables qui sont fournis avec le module complémentaire Call Assistant (50 $ par mois).
D'une part, ces transcriptions vous permettent de vous mettre rapidement au courant de l'activité de l'appel précédent, ce qui vous permet d'être parfaitement préparé pour l'appel suivant. D'autre part, si vous passez le relais à un autre représentant, les résumés d'appels facilitent un transfert efficace.
Deuxièmement, vous pouvez utiliser les transcriptions d'appels pour analyser les performances de l'équipe et identifier les tendances en matière de conclusion (ou de rupture) d'affaires afin d'améliorer les performances de votre équipe ainsi que votre stratégie de vente.
Les appels professionnels avec Close sont bien plus économiques que l'achat d'un téléphone virtuel tiers et sa connexion à votre CRM.
Les avantages ne s'arrêtent pas là. Avec cette solution d'appel moderne, vous disposez de menus téléphoniques simples associés à un routage intelligent basé sur les prospects qui rationalise l'ensemble de l'expérience d'appel, à la fois pour votre équipe et pour vos clients.
Votre pipeline s'agrandit. Votre budget pousse un soupir de soulagement. Et votre équipe apprécie la simplicité de l'installation.
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