Vertriebspipeline-Management: Der bewährte und umfassende Leitfaden

Frage an Sie: Schöpfen Sie Ihre Vertriebspipeline voll aus?

Eine Vertriebspipeline oder eine visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses eines Unternehmens ist häufig in verschiedene Abschnitte unterteilt, von der Lead-Generierung bis zum Verkauf. Sie soll den Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Interessenten erfolgreich in Kunden zu verwandeln.

Here's the thing: Most sales teams have a sales pipeline, but few of them know how to manage it effectively. In fact, sales pipeline management is one of the toughest tasks in sales.

Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Fähigkeiten erlernt haben, werden Sie in der Lage sein, Ihre Pipeline langfristig zu verwalten und jetzt und in Zukunft das Beste daraus zu machen.

Was ist Sales Pipeline Management?

Es ist die Aufgabe von Vertriebsleitern und Managern, sich um die Pipeline zu kümmern, dafür zu sorgen, dass sie aktuell ist, und sie im Laufe der Zeit zu verbessern.

Warum ist das so wichtig?

Denn Ihre derzeitige Pipeline wird Ihnen in einem Jahr oder in fünf oder in zehn Jahren keine guten Dienste mehr leisten. Der Markt verändert sich ständig, und Ihr Vertriebsprozess muss sich mit ihm verändern. Wenn das geschieht, muss Ihre Pipeline an die aktuellen Bedingungen angepasst werden.

When your pipeline is updated, improved, and cleaned over time, it allows reps to focus on selling and avoid getting lost in the noise of the pipeline. It also helps sales managers and leaders to see exactly what’s happening in the pipeline, where the most important deals are, and how their reps are performing at each stage.

Stadien in der Vertriebspipeline

People have been identifying sales pipeline stages since the late 1800s. I'm not joking. John H. Patterson did it to help close deals for his company, National Cash Register, in 1887.

Heutzutage unterteilen die meisten Verkaufsteams ihre Verkaufszyklen in sieben verschiedene Phasen:

• Prospecting: This stage is all about lead generation. Your sales and marketing teams should attempt to engage inbound and outbound prospects via tactics like cold calling, email, and SEO (search engine optimization), and link building prospecting. This kind of prospecting specifically targets high quality backlinks that can boost your site's authority and search ranking.
• Qualification: The next stage is all about prospect evaluation. Not every person is a good fit for your company's products and services. You need to identify the bad-fits early in the sales process and remove them from your sales pipeline.
• Initial Contact: Once you've eliminated bad-fit prospects, you move on to stage three. In this stage, your reps reach out to potential customers and attempt to build relationships with them. The most used messaging channels are phone and email.
• Meeting/Demo: Some prospects will want to learn more about your products/services. This is the perfect time to schedule meetings and/or product demos. This gives reps the opportunity to guide prospects toward a sale.
• Needs Analysis: After meeting with prospects, your reps should have a good idea of what they need. Reps can then decide if your products/services will help prospects reach their desired goals. If they will, reps can move to the next stage.
• Close: At this part of the sales process, potential customers are ready to make a decision. Will they buy from you or will they walk away? If your reps have properly qualified their leads, given good demos, etc., they should close the deal.
• Follow-Up: The first sale is not the end! Successful sales reps always prioritize following up. This allows reps to stay top-of-mind with prospects, ensure a smooth onboarding, ask for referrals, and otherwise increase the likelihood of future sales.

Warum ist Sales Pipeline Management wichtig?

Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Vertriebspipeline führt zu größeren und wertvolleren Geschäften, besseren Prognosen und einer höheren Vertriebsgeschwindigkeit. Schauen wir uns diese drei Vorteile einmal genauer an.

Weitere wertvolle Deals

Proper sales pipeline management will help your team focus on quality leads that result in higher-value sales opportunities. Doing so will lead to greater company growth.

In fact, a recent Harvard Business Review study found that companies that prioritize pipeline management have an average growth rate of 5.3, a 15% increase.

Bessere Umsatzprognosen

An effective pipeline management strategy will help your forecasting efforts, too.

Wie das? Sie können die Aktivitätskennzahlen jedes Teammitglieds und die verschiedenen Phasen, in denen sich die Interessenten befinden, einsehen. Sie können dann diese Datenpunkte kombinieren, um zu ermitteln, wie viele Verkäufe Ihr Team in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen realistischerweise tätigen wird.

Es ist wichtig zu wissen, wie viel Umsatz Ihre Verkaufsabteilung in den kommenden Monaten machen wird. Ohne diese Informationen haben die wichtigsten Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen nicht die Informationen, die sie benötigen, um Ihr Unternehmen effektiv voranzubringen.

Höhere Verkaufsgeschwindigkeit

Und nicht zuletzt wird eine gute Verwaltung der Vertriebspipeline Ihre Geschäftsgeschwindigkeit erhöhen.

By minimizing your sales cycle length, you'll close deals faster, which means your reps will have more time to engage and build relationships with other prospects. This is especially important in B2B sales, where sales cycles are generally longer than in B2C sales.

Sie müssen schnell sein - ein gutes Pipeline-Management hilft Ihnen, dieses Ziel zu erreichen.

5 Aspekte eines effektiven Sales Pipeline Managements

Da Sie nun wissen, was Vertriebs-Pipeline-Management ist und warum es wichtig ist, lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie den Prozess rationalisieren und Ihre Arbeitsabläufe verbessern können. 

This is probably a good point to pause and mention—managing and maintaining your pipeline is a lot easier with a robust, responsive CRM like Close. Check out our demo, and then carry on.

Diese fünf Tipps helfen Ihnen, Ihre Pipeline effektiv zu verwalten.

1. Einen klar definierten Verkaufsprozess aufbauen und aufrechterhalten

To build an effective sales process, you must develop a collection of repeatable steps that your team can use to push leads through the pipeline and convert them into happy customers.

Wenn Ihr Vertriebsprozess klar definiert ist, wissen Ihre Mitarbeiter, was in den einzelnen Phasen der Vertriebspipeline geschehen muss, um Engpässe zu vermeiden.

So kann es beispielsweise sein, dass Sie feststellen, dass Ihr Prozess aufgrund von Veränderungen auf dem Markt oder bei Ihrem Produkt angepasst werden muss. Vielleicht hat sich die Customer Journey verändert, und die Art und Weise, wie Menschen Ihr Unternehmen entdecken oder mit ihm interagieren, hat sich geändert. In diesen Fällen müssen Sie die Phasen Ihrer Vertriebspipeline an die aktuellen Marktbedingungen anpassen, um ein Umsatzwachstum zu gewährleisten.

Achten Sie nur darauf, dass sie sich immer um diese sieben Hauptphasen der Pipeline drehen:

‎Give your reps a solid map—and then encourage them to follow it.

2. Prognostizieren wie ein Profi

Ihre Vertriebspipeline sollte kein Ratespiel sein. Um Ihr Team und die Aktionen innerhalb Ihres Verkaufstrichters effektiv zu verwalten, müssen Sie datengestützte Prognosen erstellen.

Fragen Sie sich nie, wie es mit Ihrem Umsatz weitergeht!

Um Prognosen wie ein Profi zu erstellen, sollten Sie Ihren gesamten Verkaufsprozess und die spezifischen Ziele, die Sie für Ihr Team festgelegt haben, verfolgen. Berücksichtigen Sie dann bestimmte Informationen, z. B. wie viel Ihr Produkt kostet, was Sie pro Lead ausgeben, den potenziellen Markt und etwaige bevorstehende Preisschwankungen.

Und schließlich sollten Sie Daten über Ihre Pipeline und Ihre Gewinnrate sammeln. Gibt es Lecks, die Sie stopfen müssen? Wie oft werden neue Opportunities zu zahlenden Kunden?

With this information and an effective CRM like Close, you’ll be able to translate this data into accurate forecasts. (Note: Different sales forecasting strategies are valuable to different teams. You’ll need to decide what kind of forecasting you need to reach your goals.)

3. Essen Sie Ihre Schlüsselkennzahlen zum Frühstück

There are tons of important sales metrics that you need to be aware of.

Um Ihre Pipeline erfolgreich zu verwalten, sollten Sie sich jedoch nur auf die Kennzahlen konzentrieren, die für Ihren individuellen Prozess wirklich wichtig sind. Vermeiden Sie es, sich in einem komplexen Datenwirbel zu verlieren.

Einige der wichtigsten Kennzahlen, die Sie im Auge behalten müssen, sind:

• Pipeline-Wert
• Durchschnittliches Geschäftsvolumen
• Geschwindigkeit der Vertriebspipeline
• Konversionsrate pro Stufe
• Leistung der Vertriebsmitarbeiter in der Pipeline

‎These and other essential metrics will help you keep an eye on the health of your pipeline. They'll also give you real-time insights about where to make adjustments.

4. Implementieren Sie ein effektives Sales Rep Tracking

Die Überwachung der Vertriebsaktivitäten Ihrer Mitarbeiter in der Pipeline ist für eine effiziente Verwaltung der Pipeline unerlässlich.

Es ist die Aufgabe des Vertriebsleiters, dafür zu sorgen, dass jedem Vertriebsmitarbeiter die richtige Anzahl von Geschäften zugewiesen wird, dass potenzielle Kunden rechtzeitig kontaktiert werden (per Telefon, E-Mail, über soziale Medien usw.) und dass sich die Verkaufschancen in der Pipeline kontinuierlich weiterentwickeln.

By monitoring your reps’ activities throughout the sales cycle, you’ll make sure everyone is playing an active part in building a sales process that wins.

5. Regelmäßige Überprüfung der Vertriebspipeline

Der letzte Aspekt der Verwaltung der Verkaufspipeline ist der Überprüfungsprozess.

Schedule sales performance reviews every month or quarter, and use them to analyze and clean up your pipeline. How many deals did you lose last month? How many cold leads are cluttering up your pipeline? Which stage of the pipeline has the most leaks?

Analysieren Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Daten, um diese Fragen zu beantworten. (Hinweis: Pipeline-Management-Tools wie Close erleichtern die Auswertung des Verkaufsprozesses).

You can also use your sales pipeline review meetings to talk with your reps about current deals that are on the table, especially the big fish in the pipeline. Together, your team can discuss obstacles and brainstorm ideas to close faster.

Hacken Sie den Vertriebsprozess mit effektiver Pipeline-Management-Software

Um Ihre Vertriebspipeline effektiv zu verwalten (und keine Zeit zu verschwenden!), müssen Sie bestimmte Prozesse und Automatisierungen einführen. So erhalten Sie die Informationen, die Sie brauchen, ohne dass Sie sich durch Unmengen von Daten wühlen müssen.

Lassen Sie uns über fünf Methoden sprechen, mit denen Sie den Prozess der Vertriebspipeline verbessern und effizienter gestalten können.

1. Verwenden Sie ein Sales Pipeline CRM für 10x Automatisierungen

Building your sales pipeline in a spreadsheet (like SalesTable) can work for small teams. But you can boost your productivity by using a CRM to track and organize data automatically.

Wir sind vielleicht etwas voreingenommen, aber wir sind der Meinung, dass Close eine der besten Optionen ist, um Ihren gesamten Vertriebsprozess zu automatisieren, von der Lead-Pflege bis zum Geschäftsabschluss.

For example, Close’s reporting features include an Opportunity Funnel report, which gives you all of the key sales pipeline metrics at a glance, including:

• Konversionsraten pro Stufe
• Gewinnrate
• Verkaufsgeschwindigkeit
• Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss

Get the information you need to make effective decisions—without wasting a huge amount of time in the process. Close will help you get eyes on your data fast.

2. Verwenden Sie Vorhersagevorlagen, die mit Ihren Daten integriert werden können

Die Wahl der richtigen Prognosetools und Vorlagen hilft Ihnen, Ihre Pipeline besser zu verwalten. Außerdem erhalten Sie einen genaueren Überblick darüber, wohin sich Ihr Vertriebsteam bewegt.

Wenn Sie z. B. eine Vorlage für Umsatzprognosen verwenden, die in ein Google Sheet konvertiert werden kann, können Sie diese mit Hilfe von Zapier problemlos in andere Tools und Datenpunkte integrieren. Gewinnen!

3. Kombinieren Sie Vertreteraktivitätsdaten und Pipeline-Konversionsraten, um effektiver zu planen

Genau zu wissen, was Ihre Mitarbeiter in jeder Phase des Verkaufsprozesses tun, ist nur ein Teil einer umfassenden Strategie für das Pipeline-Management.

Wenn Sie diese Informationen mit anderen relevanten Datenpunkten kombinieren, können Sie in die Zukunft sehen (ohne die Hilfe von Docs Delorean)!

Vergleichen Sie zunächst die Aktivitätsdaten der Vertreter für eine bestimmte Phase mit ihren Konversionsraten.

Welche Aktivitäten führen zum Beispiel in der Qualifizierungsphase zu Abschlüssen? Schließen Mitarbeiter, die sich auf Anrufe konzentrieren, mehr Geschäfte ab als solche, die nur E-Mails verschicken? Oder gibt es eine Kombination aus Telefon- und E-Mail-Kontaktpunkten, die zu einer größeren Anzahl von Abschlüssen führt?

Um Fragen wie diese zu beantworten, sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Daten für jede Phase zu analysieren. Ziehen Sie dann anhand dieser Daten genaue Schlussfolgerungen und halten Sie sie fest. Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass:

• Es braucht mindestens 4 Berührungen, um ein Treffen mit einem potenziellen Kunden zu bekommen
• Demos funktionieren in 74 % der Fälle besser als Verkaufspräsentationen

Sobald Sie diese Schlussfolgerungen haben, können Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter dazu anleiten, die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit durchzuführen. Mit Close können Sie zum Beispiel die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter verfolgen und sogar eine Rangliste einrichten. Mitarbeiter, die mehr der angestrebten Aktionen durchführen, klettern in der Rangliste nach oben.

‎These conclusions will also help you forecast more effectively. If you know that it takes an average of three follow-ups to finalize negotiations, for instance, you can more accurately predict the amount of time it will take to close new leads.

4. Integrieren Sie verschiedene Tools, um automatisch die richtigen KPIs zu verfolgen

Ihr CRM ist ein hervorragender Ort, um wichtige Daten zu sammeln. Aber es ist nicht das einzige Tool, das Sie zum Sammeln von Informationen und Analysieren von Metriken während des Pipeline-Management-Prozesses verwenden werden.

Wenn Sie alles in Ordnung halten wollen, müssen Sie ein System einrichten, das die Erfassung wichtiger Daten automatisiert und sie an einem zentralen Ort zusammenführt. Auf diese Weise müssen Sie nicht ständig verschiedene Tools und Systeme überprüfen, um die benötigten Daten zu finden.

Deshalb lieben wir bei Close Integrationen. Durch die Integration Ihrer bevorzugten Datenerfassungstools können Sie relevante Daten auf der Grundlage einer Handvoll wichtiger Kennzahlen sammeln, die Sie für Ihr Team ausgewählt haben.

Sobald Sie wissen, welche Kennzahlen Sie verfolgen müssen, erstellen Sie eine Liste der Tools, die Sie verwenden müssen.

Beginnen Sie mit Ihrem CRM. Hier sammeln Sie Daten über Ihre Kunden, eröffnen neue Geschäftsmöglichkeiten und sehen die Aktivitäten Ihrer Vertreter.

Fügen Sie dann weitere Tools hinzu. Verwenden Sie zum Beispiel Tools für die Kundenkommunikation wie Drift, MailChimp oder Zendesk? Was ist mit Analysetools wie Gong oder Google Analytics?

Sobald Sie diese Liste haben, sollten Sie einen Weg finden, alle diese Anwendungen zu integrieren.

Since Close CRM integrates natively with all of the tools mentioned above, you can collect and analyze in-depth data with no trouble at all.

If you want, you can feed your data into a Google Sheet, or you can display it visually using a tool like Geckoboard.

‎With this tool, you can create your own custom dashboard with information from various sources; then, display it for your reps to see. You can use Zapier to link Geckoboard to almost any tool you want, including Close.

‎By analyzing, organizing, and integrating your data across different tools, you’ll save time and have a better point of view to manage your sales pipeline effectively.

5. Vorlagen für die Vertriebsplanung für Überprüfungen verwenden

Eine weitere Möglichkeit, Ihr Pipeline-Management zu verbessern, besteht darin, Ihre Besprechungen zu automatisieren.

Besprechungen sind zwar ein wesentlicher Bestandteil des Pipeline-Managements, aber die Vorbereitung und Teilnahme an ihnen kostet Zeit, die Entscheidungsträger wie Sie für andere wichtige Aufgaben verwenden könnten, z. B. für die Analyse der Leistung von Vertretern und die Entwicklung neuer Vertriebsstrategien.

Um den Zeitaufwand für Besprechungen zur Pipeline-Überprüfung zu verringern, können Sie Ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Vorlagen automatisieren.

Warum erstellen Sie nicht zum Beispiel eine Vorlage für die Tagesordnung? So können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen nach einem ähnlichen Muster ablaufen, was allen Beteiligten hilft, den Überblick zu behalten. Wenn Sie Ihre Tagesordnungsvorlage in Google Docs erstellen, kann Ihr gesamtes Team zusammenarbeiten und seine Gesprächspunkte direkt in die Vorlage einfügen.

Diese Vorlage für die Tagesordnung könnte Punkte wie diese enthalten:

• Überprüfung der Aktionspunkte der letzten Sitzung
• Erwähnen Sie die Siege der letzten Woche/des letzten Monats
• Lassen Sie die Vertreter eine oder zwei Gelegenheiten hervorheben, von denen sie begeistert sind bzw. bei denen sie vor Herausforderungen stehen, und holen Sie das Feedback des Teams ein.
• Legen Sie für jeden Vertreter klare Aktionspunkte für die nächste Woche/den nächsten Monat fest.

Sie können in diesen Besprechungen auch benutzerdefinierte Dashboards für Metriken verwenden. Sie können zum Beispiel die Pipeline-Ansicht in Close verwenden, um eine visuelle Darstellung Ihrer Kennzahlen zu gewährleisten, während Sie mit Ihrem Team aktuelle Chancen diskutieren. So werden die Zahlen leichter nachvollziehbar.

Verwenden Sie diesen Prozess zur Verwaltung der Vertriebskette, um Ihre Vertriebskette zu verbessern

Ich möchte Sie erneut fragen: Schöpfen Sie Ihre Vertriebspipeline voll aus?

Wenn Sie die oben genannten Schritte zur effizienten Verwaltung Ihrer Pipeline durchführen, können Sie die richtigen Kennzahlen sowie die Aktionen Ihrer Vertreter verfolgen. Auf diese Weise können Sie Ihre Pipeline vollständig optimieren.

Wie das? Ihre Mitarbeiter sind besser darauf vorbereitet, sich um die qualifizierten Leads in ihren Pipelines zu kümmern, und Sie haben einen besseren Überblick über Ihre aktuellen Umsätze und zukünftigen Prognosen.

If you’re ready to fully optimize your pipeline for your business, you need the right tools to get started. See how Close can help you create a streamlined pipeline for your business.