Gestion des équipes de vente à distance : 10 façons d'assurer la fermeture de vos représentants

Et vous pensiez que gérer une équipe de vente au bureau était difficile.

Let’s face it: leading & managing a remote sales team is challenging. As a manager, you have less visibility, less direct contact with your team, and less control over the processes and workflows they’re using.

Ou bien, est-ce le cas ?

In 2020, many sales managers reluctantly adapted to remote sales because of the pandemic. But before that, many sales managers were leading remote sales teams successfully. 

Bien que l'éloignement puisse sembler un inconvénient parce que vous avez moins de contacts immédiats et faciles avec vos représentants, une équipe de vente à distance bien gérée peut être tout aussi productive et performante qu'une équipe au bureau - si ce n'est plus.

Alors, comment gérer votre équipe de vente à distance ?

Qu'est-ce qu'une équipe de vente virtuelle ?

Une équipe de vente virtuelle est composée de travailleurs à distance qui exercent leur activité principalement par le biais de communications téléphoniques et en ligne, telles que les appels vidéo. L'environnement de travail de ces vendeurs est généralement leur domicile, bien que des espaces de travail partagé ou des appels de vente en personne puissent constituer une partie de leurs activités.

Ce type de vente diffère de la vente au bureau à plusieurs égards, notamment en raison de l'absence de réunions en personne ou de discussions autour d'un verre d'eau. Toutefois, étant donné qu'une grande partie des ventes se fait de toute façon par téléphone ou par courrier électronique, la différence n'est pas aussi grande qu'on pourrait le penser.

Vente à distance et vente au bureau : Différences en matière de gestion

La vente à distance n'a certainement pas la même saveur que la vente en dehors du bureau. En effet, la vente à distance est différente de la vente au bureau :

Communication

La communication entre les commerciaux en poste et les commerciaux à distance repose largement sur la technologie. Les directeurs commerciaux doivent veiller à communiquer régulièrement avec les travailleurs à distance afin d'instaurer un climat de confiance et de maintenir les lignes de communication ouvertes. 

Outils et processus 

La vente à distance s'appuie fortement sur des applications et des processus en ligne, bien plus que la vente en agence. Les directeurs commerciaux qui dirigent des équipes de vente à distance doivent veiller à ce que leurs processus et flux de travail soient rigoureux et accessibles à l'équipe. La communication au sein de l'équipe doit être prioritaire, avec des ordres du jour et des objectifs clairs pour rendre les réunions plus efficaces.

Contrôle

Si la gestion des ventes dans les bureaux peut être plus spontanée, les responsables à distance doivent redoubler d'efforts pour avoir la même visibilité sur ce que font leurs représentants. Vous pouvez utiliser la technologie, comme un CRM ou une plateforme de gestion de projet, pour garder un œil sur les représentants, mais n'en faites pas trop. Une partie de la construction d'une équipe à distance réussie consiste à faire confiance à vos représentants pour qu'ils fassent leur travail et à être là pour les soutenir en cas de besoin. 

Attentes

Il est plus facile de définir des attentes pour le travail en personne et en face-à-face que pour le travail à distance. Après tout, vous êtes là pour le superviser.

Dans un environnement distant, vous n'avez pas cette interaction quotidienne pour créer un lien et cimenter les attentes, vous devrez donc les communiquer par d'autres moyens. Veillez à ce que toutes les parties soient sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de suivre les objectifs, les indicateurs clés de performance et le comportement général.

Avantages de l'utilisation d'une équipe de vente à distance

La gestion d'une équipe de vente à distance - qu'il s'agisse de l'ensemble de votre équipe de vente ou d'une partie seulement - présente de sérieux avantages que vous devez connaître. Voici quelques-uns des plus importants :

Économies de coûts

La gestion d'une équipe de vente à distance vous permet d'économiser de l'argent. Vous n'avez pas à payer les mêmes frais d'espace de bureau ; de plus, les gens peuvent faire de la vente à distance de n'importe où, ce qui vous permet d'embaucher des représentants dans des régions où le coût de la vie est moins élevé, et où les salaires sont également moins élevés en conséquence.

Possibilité d'expansion régionale

Le recrutement de représentants à distance leur permet de vendre dans leur propre région. Vous pouvez cultiver des leaders commerciaux dans des villes petites ou grandes, à travers le pays ou même dans le monde entier. Les employés à distance connaissent leur région mieux que quiconque et peuvent contribuer de manière significative à vos objectifs de vente, même s'ils ne travaillent pas à temps plein.

Productivité accrue

Grâce à la gestion des ventes à distance, les représentants peuvent utiliser leur temps plus judicieusement. Il y a moins de discussions autour de la fontaine et de bavardages, ce qui signifie qu'ils peuvent augmenter le nombre de pistes et d'affaires qu'ils traitent à la fois.

Les défis de la vente à distance

Si les difficultés liées à la gestion d'une équipe de vente à distance sont réelles, vous pouvez les surmonter en adoptant la bonne approche.

Maintenir la communication et la transparence

Parce que vous n'êtes pas tous réunis au même endroit, il peut être difficile pour un responsable de savoir ce que les commerciaux ont à faire. Sont-ils surchargés de travail ? Sous-utilisés ? Se sentent-ils frustrés par le manque de prospects ? En sont-ils submergés ? La solution consiste à maintenir une communication fréquente et transparente afin que vos commerciaux puissent faire part de leurs sentiments et de leurs besoins.

Éviter l'épuisement professionnel

Les travailleurs à distance ont tendance à travailler plus longtemps, même si cela n'est pas nécessaire. Ils ne savent pas toujours quand s'arrêter de travailler et peuvent s'épuiser facilement. Aidez-les à trouver l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dont ils ont besoin en établissant des attentes claires quant aux moments où ils peuvent se considérer comme "hors service", qu'il s'agisse de courriels, d'appels téléphoniques ou de toute autre activité de vente.

Construire un environnement d'équipe

Il est toujours difficile d'instaurer la confiance et de maintenir l'engagement des vendeurs à distance, car les rapports au bureau ne sont pas là pour soutenir ces objectifs. Toutefois, les activités de vente en personne ne sont pas nécessairement plus fructueuses que le travail à distance, à condition que votre équipe sache où aller pour trouver de l'aide et de la camaraderie. Veillez à leur offrir cela en organisant fréquemment des événements d'équipe, en ligne et hors ligne.

10 conseils de pro pour gérer et motiver une équipe de vente à distance

La mise en place de votre processus de gestion est essentielle, mais son maintien constitue le véritable défi de la gestion d'une équipe de vente virtuelle. 

Voici dix stratégies de vente à distance pour améliorer votre visibilité en tant que directeur des ventes à distance et motiver votre équipe à rester engagée et à continuer à vendre.

1. Fixer des attentes claires en matière de performances

Il est essentiel de définir des attentes claires pour une équipe de vente à distance. L'un des aspects importants consiste à fixer des objectifs de performance pour votre équipe.

Of course, sales quota goals are still important, but remote sales teams should have goals that move them closer to their quota by completing sales activities that lead to closed deals.

To match your goals to quota, work backwards in your sales process: How many closed deals does each rep need to meet quota? What percentage of meetings turn into closed deals? How many cold calls do reps need to make in order to book a meeting? Once you figure this out, you could set a goal number of cold calls per day or per week for each rep.

To keep track of these key activities, set up a sales leaderboard and watch as reps develop healthy competition while completing essential sales activities.

2. Suivre les indicateurs clés de performance des ventes et partager les progrès avec votre équipe

Le suivi des bons ICP vous permet d'avoir une meilleure visibilité sur la santé de votre processus de vente et de votre équipe.

Here are some sales KPIs you should be tracking:

• Sales activities per rep: This tells you how active each rep is, as well as which activities they’re seeing more success with. (Psst… You can track and compare rep activity easily with the Activity Comparison Report in Close CRM.)

‎

• Pipeline conversion rates: Tracking this helps you perform a sales pipeline analysis, and tells you if your pipeline is healthy. Any fluctuations to these numbers is an early alert that something is wrong with your process.
• Sales by contact method: Knowing how your prospects prefer to be contacted helps you define which activities are most valuable for your team.
• Average conversion time: When you see how long it takes from the moment of contact to closing the deal, you can test to improve this metric or catch problems in your process before they really slow down the sales cycle.
• Sales by lead source: If you see a higher number of sales from a particular lead source, you can direct your team to focus their energy on a certain lead generation method.

Ce ne sont là que quelques-uns des indicateurs clés de performance que vous pourriez suivre pour votre équipe de vente à distance. Trouvez les indicateurs qui ont le plus d'impact sur la réalisation des objectifs de vente et sur votre résultat net, et mettez en place un suivi qui vous permettra de garder un œil sur votre processus et sur vos vendeurs, même à distance.

3. Fournir un processus de vente virtuelle clairement défini

Si toutes les équipes de vente doivent disposer d'un processus de vente bien défini, celui-ci est particulièrement important dans un environnement distant.

Lorsque votre équipe de vente est dispersée, elle ne peut pas toujours passer vous poser une question rapide. La productivité dans un environnement éloigné est primordiale, c'est pourquoi il est essentiel d'avoir des processus clairs et écrits. Lorsqu'un processus de vente éprouvé est appliqué de manière cohérente par l'ensemble de l'équipe, les résultats peuvent être encore meilleurs que ce à quoi vous vous attendiez.

Generally, the stages of a successful sales process look something like this:

• Prospection
• Recherche
• Connexion
• Présentation
• Répondre aux objections
• Fermeture
• Délivrer
• Suivi

Bien entendu, vous devrez définir ce processus en fonction de votre situation particulière et de vos clients.

Ensuite, définissez les activités clés qui permettent aux prospects de passer d'une étape à l'autre.

For example, when connecting with prospects for the first time, do your reps see more success with cold emails or cold calls? Is there a sales pitch script that works better with certain types of prospects? Do prospects from a certain industry respond better to a product demo than to a sales presentation? What kind of follow-ups get better response rates?

En testant ces activités et en constatant les résultats, vous serez en mesure d'établir un meilleur cadre de savoir-faire pour vos commerciaux. Ainsi, ils sauront exactement ce qu'ils doivent faire pour conclure des affaires, qu'ils fassent partie de l'équipe depuis des années ou qu'ils aient commencé le mois dernier.

4. Utiliser les bons outils pour responsabiliser votre équipe de vente à distance 

Travailler dans un environnement distant n'est pas pour les âmes sensibles - heureusement, la plupart des commerciaux sont loin d'être des âmes sensibles.

Cependant, sans les échanges en personne entre leurs pairs, les représentants peuvent manquer de conseils et d'astuces que d'autres membres de l'équipe utilisent avec succès. En tant que manager, il vous incombe de les aider à acquérir ces astuces à distance. Voici deux façons d'y parvenir :

Utiliser les tableaux de bord des ventes pour montrer les messages qui fonctionnent

Le sentiment, les priorités et les besoins de vos clients évoluent au fil du temps. Alors, comment vos vendeurs peuvent-ils savoir ce que les clients veulent vraiment aujourd'hui ?

Well, they can keep track of website activity with a sales dashboard. Understand which landing pages are getting more interaction, and pull topics and arguments from these pages to help your sales team sell more effectively with their sales scripts and email templates.

Encourage your team to discuss buyer responses to different tactics or messages. In your daily stand-up meeting, have one member of the team talk about a call they had the previous day, and generate discussion around buyer responses and sales objections.

Cela peut vous aider, en tant que responsable, à voir où vos scripts et modèles doivent être ajustés et aidera le reste de l'équipe de vente à garder à l'esprit les besoins actuels de leurs clients potentiels lorsqu'ils vendent.

Tirer parti des tableaux de bord de notation des prospects pour savoir à qui donner la priorité

Lorsque vous dirigez une équipe à distance, il est de votre responsabilité d'aider les représentants à vendre efficacement aux bonnes personnes. L'un des moyens dont disposent les managers pour y parvenir est d'aider les représentants à hiérarchiser les bonnes pistes.

Set up a lead scoring system based on specific attributes and actions that tells reps which leads they need to contact first in their list. Basically, this means assigning a point value to the qualities and activities of your prospects.

Cela pourrait ressembler à ceci :

Another way to keep your team focused on the right deals is by regularly cleaning up the data you have stored in your CRM. Our advice? Create a separate follow-ups pipeline and save old leads there. This helps keep your main pipeline clear for new deals, while at the same time setting up a specific process to win back those lost leads.

5. Exploiter les outils logiciels automatisés

Sales automation tactics are very important, including email drips and SMS messaging, automated processes, reporting, and so on. These automatic efforts free up time for the sales rep to focus on high-quality leads at the end of the sales cycle, rather than chasing down every new and unqualified lead as it comes in.

Sales enablement of this kind can come in many forms, such as predictive dialing or email sequences, but the bottom line is the same: they save remote teams a lot of time compared to traditional sales calls.

D'autres outils de vente automatisés - tels que Zoom pour les vidéoconférences ou Slack pour la communication d'équipe - peuvent également aider les équipes à distance à réussir.

6. Proposer des formations en fonction des besoins

Trop de directeurs commerciaux préfèrent encore former leurs collaborateurs sur la base de la "tactique de vente de la semaine".

Mais si votre formation porte sur des idées générales de vente ou sur des tactiques théoriquement efficaces, comment pouvez-vous être sûr que votre formation sera réellement efficace ?

Instead, remote sales training should be built around a foundation of processes and best practices that have been proven to work over time. You want to master the fundamentals and focus on the timeless principles.

In one interview, Chad Sanderson from ValueSelling Associates talked about how several events in recent history have changed the face of business, including but not limited to the current pandemic.

"Pour traverser cette période de turbulences, nous avons besoin d'une pierre de touche, d'un cadre. Si vous formez votre équipe à un cadre, cela vous permet de dire : "Ce cadre a résisté à bien plus que ce moment particulier, et je peux me concentrer sur la pratique de cette fondation. Ainsi, même si l'ouragan du changement souffle à l'extérieur, je sais que mes fondations sont solides et que je serai capable de réaliser des performances constantes". En leur donnant ce cadre, vous leur donnez quelque chose de solide et de prévisible, indépendamment de tout ce qui se passe ailleurs".

En formant votre équipe sur la base de processus de vente éprouvés, vous lui donnerez la capacité de travailler de manière autonome dans un environnement distant, quelle que soit la situation dans le monde. Voici quelques conseils supplémentaires :

• Tenez compte des fuseaux horaires lorsque vous organisez des formations, afin de vous assurer que les participants peuvent effectivement y assister.
• Enregistrez les vidéoconférences et les webinaires pour qu'ils puissent être visionnés ultérieurement, et assurez-vous que vos fournisseurs de logiciels proposent cette fonction.
• Comme dans toutes les ventes, ne vous contentez pas de dire, montrez. En particulier, modélisez la façon de mener des appels de vente virtuels.

7. Donner la priorité à la communication, à la transparence et à la confiance

La confiance et la transparence vont de pair, qu'il s'agisse de réunions d'équipe ou d'appels de vente.

Si vous voulez que vos commerciaux à distance vous fassent confiance en tant que manager et fassent confiance à l'entreprise dans son ensemble, il est important qu'ils aient une vision transparente de ce qui se passe dans les ventes et au sein de l'entreprise, en temps réel.

Par exemple, lorsque vous mettez en place des tableaux de bord pour les principaux indicateurs clés de performance des ventes, assurez-vous que vos représentants ont accès à ces données. Si vous utilisez le rapport de comparaison des activités de Close, encouragez vos représentants à examiner leurs performances respectives dans différents domaines et à discuter entre eux pour améliorer les aspects qui leur posent problème.

Of course, during a crisis, the need for transparency is even more acute. In our book, Leading Sales Teams Through Crisis, corporate leadership advisor Niamh O’Keefe mentioned this:

"En cas de crise, les gens veulent être plus rassurés et mieux informés que d'habitude. Soyez plus transparent que d'habitude, communiquez plus que d'habitude".

8. Organiser régulièrement des rencontres individuelles avec chaque membre de l'équipe

Regular 1:1 sales meetings with each of your reps must be a consistent part of your schedule, not just a measure you resort to when you notice a problem.

Parlez à vos représentants et choisissez un jour et une heure de la semaine qui leur conviennent. Ensuite, définissez un événement récurrent dans votre calendrier. Avec Google Calendar, vous pouvez donner aux invités l'accès à l'ajustement de l'événement, et laisser la porte ouverte à l'ajustement de cette réunion si le représentant est en appel ou a une autre tâche urgente.

Le fait de passer régulièrement du temps en tête-à-tête avec chaque membre de l'équipe vous permet de vous assurer de son travail, mais aussi de sa santé émotionnelle. Créez des ordres du jour spécifiques que vous et le représentant pouvez compléter ou ajuster, mais prévoyez également du temps pour discuter. Ces réunions vous aideront à instaurer un climat de confiance avec votre équipe, à suivre l'évolution de leur situation professionnelle et à déterminer quand il est temps pour vous d'intervenir et d'apporter votre aide.

9. Créer une atmosphère de responsabilité

L'un des meilleurs moyens d'éviter le piège de la microgestion de votre équipe de vente à distance est de créer un esprit de responsabilité au sein de votre équipe. Ce type d'atmosphère motive les commerciaux à continuer à travailler parce qu'ils se sentent personnellement responsables des résultats qu'ils obtiennent.

Voici quelques idées pour y parvenir :

• Task your reps with creating agendas for 1:1s: Or in the least, encourage them to add items to the list of things to discuss.
• Encourage reps to take initiative with new methods and processes: Ask your team for advice and ideas, then have them test their own ideas and prove their theories.
• Have reps own their performance goals: When you set performance goals, as mentioned above, have each rep take responsibility for tracking and planning to reach those goals.
• Create a safe space to ask for help: Nobody has all the answers. Make sure your reps feel comfortable enough to ask for help within the team. For example, you could create a specific channel in Slack where reps can ask questions about deals in their pipeline and get feedback and advice from you or others on the sales team.
• Allow each rep to find their best workflow at home: Personal circumstances differ for each rep, so allow each one to be accountable for their WFH schedule. Whenever possible, allow flexibility so each one can care for their family’s needs alongside their workload.

10. Célébrer chaque étape et gagner

Si vous avez déjà travaillé dans la vente dans un bureau, il est difficile de ne pas remarquer les mini-célébrations qui ont lieu lorsqu'une affaire est conclue ou qu'un quota est atteint. 

Mais ce n'est pas parce que vous gérez une équipe de vente à distance que ces célébrations doivent cesser.

Même si ce n'est pas tout à fait la même chose, il existe de nombreuses façons de célébrer les réalisations de votre équipe à distance.

For example, why not celebrate deals closed with a GIF in the sales team’s Slack channel? Or, prepare fun gifts for reps to receive when they hit their quarterly goals, like a few months to their favorite subscription boxes, such as Book of the Month, Birchbox, Dollar Shave Club, or BarkBox.

Célébrer les étapes importantes et les objectifs atteints permet à votre équipe de rester motivée et unie, même lorsqu'elle travaille à distance.

Comment développer stratégiquement votre équipe de vente à distance

Vous ne savez pas vraiment comment commencer à développer votre équipe de vente à distance ? Pas de problème, nous vous proposons quelques-uns de nos conseils préférés :

• Structurez les questions de l'entretien en fonction de l'expérience de la vente virtuelle ou à distance.
• Assurer l'intégration et la formation en mettant l'accent sur les ventes virtuelles.
• Investissez dans des ressources basées sur le cloud et largement accessibles qui aident les professionnels de la vente à atteindre leurs objectifs.
• Définissez clairement vos attentes en ce qui concerne la conduite du travail en dehors du bureau, l'utilisation des logiciels et les nouveaux objectifs de vente.
• Encouragez l'interaction par le biais de nombreuses formes de médias, qu'il s'agisse du téléphone, de la vidéo, des médias sociaux, des réunions en personne ou des rencontres.

Prêt à voir des améliorations majeures dans votre productivité à distance, votre succès et vos profits ? Il est temps de trouver une solution.

Menez votre équipe à distance vers la productivité et la réussite

Motivating and managing a remote sales team isn’t a walk in the park, but it can be done successfully. In fact, many remote sales teams are just as effective as in-house teams: it’s all about how you manage your reps.

Pour l'instant, prenez courage : la gestion des ventes à distance est certainement un défi, et ce n'est pas une sinécure de mettre en place vos équipes de vente virtuelles pour la première fois. Mais la productivité de vos vendeurs augmentera probablement, vos frais généraux diminueront et votre entreprise dans son ensemble s'en portera mieux.

Alors pourquoi attendre ? Donnez à votre équipe de vente à distance les outils dont elle a besoin pour réussir avec Close, le CRM conçu par et pour les équipes de vente à distance.