Gestão do pipeline de vendas: O guia completo e fiável

Pergunta para si: Está a tirar o máximo partido do seu pipeline de vendas?

Um pipeline de vendas, ou uma representação visual do processo de vendas de uma empresa, é frequentemente dividido em diferentes secções, desde a geração de leads até à venda. O seu objectivo é ajudar os representantes de vendas a simplificar os seus fluxos de trabalho e a transformar com êxito os potenciais clientes em clientes.

Here's the thing: Most sales teams have a sales pipeline, but few of them know how to manage it effectively. In fact, sales pipeline management is one of the toughest tasks in sales.

Depois de aprender as competências deste guia, estará preparado para gerir eficazmente a sua conduta a longo prazo, tirando o máximo partido dela agora e no futuro.

O que é a gestão do pipeline de vendas?

Cabe aos líderes e gestores de vendas cuidar do pipeline, garantir que está actualizado e melhorá-lo ao longo do tempo.

Porque é que isto é tão importante?

Porque o seu actual pipeline não lhe servirá bem daqui a um ano, cinco anos ou dez anos. O mercado está em constante mudança e o seu processo de vendas tem de mudar com ele. Quando isso acontece, o seu pipeline deve adaptar-se às condições actuais.

When your pipeline is updated, improved, and cleaned over time, it allows reps to focus on selling and avoid getting lost in the noise of the pipeline. It also helps sales managers and leaders to see exactly what’s happening in the pipeline, where the most important deals are, and how their reps are performing at each stage.

Fases do pipeline de vendas

People have been identifying sales pipeline stages since the late 1800s. I'm not joking. John H. Patterson did it to help close deals for his company, National Cash Register, in 1887.

Hoje em dia, a maioria das equipas de vendas divide os seus ciclos de vendas em sete fases distintas:

• Prospecting: This stage is all about lead generation. Your sales and marketing teams should attempt to engage inbound and outbound prospects via tactics like cold calling, email, and SEO (search engine optimization), and link building prospecting. This kind of prospecting specifically targets high quality backlinks that can boost your site's authority and search ranking.
• Qualification: The next stage is all about prospect evaluation. Not every person is a good fit for your company's products and services. You need to identify the bad-fits early in the sales process and remove them from your sales pipeline.
• Initial Contact: Once you've eliminated bad-fit prospects, you move on to stage three. In this stage, your reps reach out to potential customers and attempt to build relationships with them. The most used messaging channels are phone and email.
• Meeting/Demo: Some prospects will want to learn more about your products/services. This is the perfect time to schedule meetings and/or product demos. This gives reps the opportunity to guide prospects toward a sale.
• Needs Analysis: After meeting with prospects, your reps should have a good idea of what they need. Reps can then decide if your products/services will help prospects reach their desired goals. If they will, reps can move to the next stage.
• Close: At this part of the sales process, potential customers are ready to make a decision. Will they buy from you or will they walk away? If your reps have properly qualified their leads, given good demos, etc., they should close the deal.
• Follow-Up: The first sale is not the end! Successful sales reps always prioritize following up. This allows reps to stay top-of-mind with prospects, ensure a smooth onboarding, ask for referrals, and otherwise increase the likelihood of future sales.

Porque é que a gestão do pipeline de vendas é importante?

Uma gestão adequada do pipeline de vendas conduz a negócios maiores e mais valiosos, a uma melhor previsão e a uma maior velocidade de vendas. Vamos analisar mais detalhadamente estas três vantagens.

Ofertas mais valiosas

Proper sales pipeline management will help your team focus on quality leads that result in higher-value sales opportunities. Doing so will lead to greater company growth.

In fact, a recent Harvard Business Review study found that companies that prioritize pipeline management have an average growth rate of 5.3, a 15% increase.

Melhor previsão de vendas

An effective pipeline management strategy will help your forecasting efforts, too.

Como assim? Poderá ver as métricas de actividade de cada membro da equipa e as diferentes fases em que se encontram os seus potenciais clientes. Pode então combinar estes pontos de dados para determinar quantas vendas a sua equipa poderá realisticamente efectuar nos próximos 30, 60 ou 90 dias.

É essencial saber qual o volume de receitas que o seu departamento de vendas irá gerar nos próximos meses. Sem esta informação, os principais decisores da sua empresa não terão a informação de que necessitam para conduzir a sua empresa de uma forma eficaz.

Maior velocidade de vendas

Por último, mas não menos importante, uma gestão adequada do pipeline de vendas aumentará a velocidade das transacções.

By minimizing your sales cycle length, you'll close deals faster, which means your reps will have more time to engage and build relationships with other prospects. This is especially important in B2B sales, where sales cycles are generally longer than in B2C sales.

Precisa de rapidez - uma gestão adequada das condutas ajudá-lo-á a atingir esse objectivo.

5 aspectos de uma gestão eficaz do pipeline de vendas

Agora que já sabe o que é a gestão do pipeline de vendas e porque é importante, vamos falar sobre como pode simplificar o processo e melhorar os seus fluxos de trabalho. 

This is probably a good point to pause and mention—managing and maintaining your pipeline is a lot easier with a robust, responsive CRM like Close. Check out our demo, and then carry on.

Estas cinco dicas ajudá-lo-ão a gerir eficazmente o seu pipeline.

1. Criar e manter um processo de vendas claramente definido

To build an effective sales process, you must develop a collection of repeatable steps that your team can use to push leads through the pipeline and convert them into happy customers.

Quando o seu processo de vendas estiver claramente definido, os seus representantes compreenderão o que tem de acontecer em cada fase do seu pipeline de vendas para evitar estrangulamentos.

Por exemplo, pode descobrir que o seu processo precisa de ser ajustado devido a uma mudança no mercado ou no seu produto. Talvez o percurso do cliente tenha mudado e a forma como as pessoas descobrem ou interagem com a sua empresa tenha mudado. Nestes casos, terá de ajustar as fases do seu pipeline de vendas para corresponder às condições actuais do mercado e garantir o crescimento das receitas.

Certifique-se apenas de que giram sempre em torno destas sete fases principais da conduta:

‎Give your reps a solid map—and then encourage them to follow it.

2. Prever como um profissional

O seu pipeline de vendas não deve envolver adivinhações. Para gerir eficazmente a sua equipa e as acções que ocorrem no seu funil de vendas, é necessário gerar previsões baseadas em dados.

Nunca se pergunte o que vai acontecer com as suas vendas!

Para fazer previsões como um profissional, acompanhe todo o seu processo de vendas e os objectivos específicos que definiu para a sua equipa. Em seguida, tenha em conta determinadas informações, como o custo do seu produto, o que gasta por cliente potencial, o mercado potencial e quaisquer flutuações futuras no preço.

Por último, recolha dados sobre o seu pipeline e a sua taxa de sucesso. Há fugas que precisa de tapar? Com que frequência é que as novas oportunidades se transformam em clientes pagantes?

With this information and an effective CRM like Close, you’ll be able to translate this data into accurate forecasts. (Note: Different sales forecasting strategies are valuable to different teams. You’ll need to decide what kind of forecasting you need to reach your goals.)

3. Coma as suas principais métricas ao pequeno-almoço

There are tons of important sales metrics that you need to be aware of.

Mas para gerir o seu pipeline com sucesso, deve concentrar-se apenas nas métricas que realmente interessam ao seu processo único. Evite perder-se num complexo turbilhão de dados.

Algumas das principais métricas a que terá de estar atento incluem

• Valor do gasoduto
• Dimensão média das transacções
• Velocidade do pipeline de vendas
• Taxa de conversão por fase
• Desempenho do pipeline do representante de vendas

‎These and other essential metrics will help you keep an eye on the health of your pipeline. They'll also give you real-time insights about where to make adjustments.

4. Implementar um acompanhamento eficaz dos representantes de vendas

A monitorização das actividades de vendas dos seus representantes dentro do pipeline é essencial para a sua gestão eficiente.

Cabe ao gestor de vendas garantir que o número certo de negócios é atribuído a cada representante, que os potenciais clientes são contactados atempadamente (por telefone, correio electrónico, redes sociais, etc.) e que as oportunidades progridem de forma consistente no pipeline.

By monitoring your reps’ activities throughout the sales cycle, you’ll make sure everyone is playing an active part in building a sales process that wins.

5. Efectuar revisões regulares do pipeline de vendas

O último aspecto da gestão da reserva de vendas é o processo de revisão.

Schedule sales performance reviews every month or quarter, and use them to analyze and clean up your pipeline. How many deals did you lose last month? How many cold leads are cluttering up your pipeline? Which stage of the pipeline has the most leaks?

Analise os dados à sua disposição para responder a estas perguntas. (Nota: Ferramentas de gestão de pipeline como Close facilitam a avaliação do processo de vendas).

You can also use your sales pipeline review meetings to talk with your reps about current deals that are on the table, especially the big fish in the pipeline. Together, your team can discuss obstacles and brainstorm ideas to close faster.

Acelere o processo de vendas com um software eficaz de gestão de pipelines

Para gerir eficazmente o seu pipeline de vendas (e não perder tempo!), é necessário pôr em prática processos e automatizações específicos. Isto permitir-lhe-á obter as informações de que necessita sem o obrigar a analisar uma grande quantidade de dados.

Vamos falar sobre cinco métodos para hackear o processo do pipeline de vendas e geri-lo de forma mais eficiente.

1. Utilizar um CRM de pipeline de vendas para automatizar 10 vezes

Building your sales pipeline in a spreadsheet (like SalesTable) can work for small teams. But you can boost your productivity by using a CRM to track and organize data automatically.

Podemos ser um pouco tendenciosos, mas achamos que o Close é uma das melhores opções para automatizar todo o seu processo de pipeline de vendas, desde as actividades de fomento de leads até ao fecho do negócio.

For example, Close’s reporting features include an Opportunity Funnel report, which gives you all of the key sales pipeline metrics at a glance, including:

• Taxas de conversão por fase
• Taxa de vitória
• Velocidade de vendas
• Tempo médio para fechar

Get the information you need to make effective decisions—without wasting a huge amount of time in the process. Close will help you get eyes on your data fast.

2. Utilize modelos de previsão que se integrem nos seus dados

A escolha das ferramentas e modelos de previsão correctos ajudá-lo-á a gerir melhor o seu pipeline. Também lhe dará uma visão mais precisa do rumo que a sua equipa de vendas está a tomar.

Por exemplo, se utilizar um modelo de previsão de vendas que possa ser convertido numa folha de cálculo do Google, pode integrá-lo facilmente com outras ferramentas e pontos de dados utilizando o Zapier. Ganhe!

3. Combine os dados da actividade do representante e as taxas de conversão do pipeline para planear de forma mais eficaz

Saber exactamente o que os seus representantes estão a fazer em cada fase do processo de vendas é apenas parte de uma estratégia de gestão de condutas de alto nível.

Ao combinar esta informação com outros pontos de dados relevantes, será capaz de ver o futuro (sem a ajuda do Delorean do Doc)!

Comece por comparar os dados de actividade dos representantes para uma determinada fase com as respectivas taxas de conversão.

Por exemplo, na fase de qualificação, que actividades conduzem a conversões? Os representantes que se concentram em telefonar fecham mais negócios do que aqueles que apenas enviam e-mails? Ou existe uma combinação de pontos de contacto por telefone e por correio electrónico que conduz a um maior número de conversões?

Para responder a perguntas como estas, é necessário analisar os dados de cada fase. Depois, utilize esses dados para tirar conclusões precisas e registe-as. Por exemplo, pode descobrir que:

• São necessários pelo menos 4 toques para conseguir uma reunião com um potencial cliente
• As demonstrações funcionam melhor do que as apresentações de vendas 74% das vezes

Quando tiver estas conclusões, pode orientar os seus vendedores para que realizem as acções certas nos momentos certos. Utilizando Close, por exemplo, pode acompanhar a actividade dos representantes e até criar uma tabela de classificação. Os vendedores que realizam mais acções-alvo sobem na classificação.

‎These conclusions will also help you forecast more effectively. If you know that it takes an average of three follow-ups to finalize negotiations, for instance, you can more accurately predict the amount of time it will take to close new leads.

4. Integrar diferentes ferramentas para monitorizar automaticamente os KPIs correctos

O seu CRM é um óptimo local para recolher dados importantes. Mas não é a única ferramenta que irá utilizar para recolher informações e analisar métricas durante o processo de gestão do pipeline.

Se quiser manter tudo em ordem, terá de criar um sistema para automatizar a recolha de dados importantes e reuni-los numa localização central. Desta forma, não terá de estar sempre a verificar diferentes ferramentas e sistemas para encontrar os dados de que necessita.

É por isso que adoramos as integrações em Close. Ao integrar as suas ferramentas de recolha de dados favoritas, pode recolher dados relevantes com base nas métricas essenciais que escolheu para a sua equipa.

Depois de saber quais as métricas que precisa de controlar, faça uma lista das ferramentas que precisa de utilizar.

Comece pelo seu CRM. É aqui que vai recolher dados sobre os seus clientes, abrir novas oportunidades e ver a actividade dos representantes.

Depois, adicione outras ferramentas. Por exemplo, utiliza ferramentas de comunicação com o cliente como Drift, MailChimp ou Zendesk? E ferramentas de análise como o Gong ou o Google Analytics?

Quando tiver esta lista, encontre uma forma de integrar todas estas aplicações.

Since Close CRM integrates natively with all of the tools mentioned above, you can collect and analyze in-depth data with no trouble at all.

If you want, you can feed your data into a Google Sheet, or you can display it visually using a tool like Geckoboard.

‎With this tool, you can create your own custom dashboard with information from various sources; then, display it for your reps to see. You can use Zapier to link Geckoboard to almost any tool you want, including Close.

‎By analyzing, organizing, and integrating your data across different tools, you’ll save time and have a better point of view to manage your sales pipeline effectively.

5. Utilizar modelos de pipeline de vendas para revisões

Outra forma de aumentar o nível da sua gestão de reservas é automatizar as suas reuniões de revisão.

Embora as reuniões sejam uma parte essencial da gestão de um pipeline, prepará-las e participar nelas consome tempo que os decisores, como você, poderiam gastar noutras tarefas importantes, como a análise do desempenho dos representantes e a concepção de novas estratégias de vendas.

Para reduzir o tempo que gasta em reuniões de revisão de condutas, utilize modelos para automatizar os seus fluxos de trabalho.

Por exemplo, porque não criar um modelo de agenda? Isto garantirá que as suas reuniões seguem um padrão semelhante, o que ajudará todos a manterem-se no caminho certo. Se criar o seu modelo de agenda no Google Docs, toda a sua equipa pode colaborar e adicionar os seus pontos de discussão directamente a ele.

Este modelo de ordem de trabalhos pode incluir pontos como:

• Rever os pontos de acção da última reunião
• Mencionar as vitórias da última semana/mês
• Peça aos representantes que destaquem uma ou duas oportunidades que os entusiasmam ou com as quais enfrentam desafios e obtenha feedback da equipa
• Definir acções claras para cada representante na semana/mês seguinte

Também pode utilizar dashboards de métricas personalizados nestas reuniões. Por exemplo, pode utilizar a vista do Pipeline em Close para garantir a representação visual das suas métricas, enquanto discute as oportunidades actuais com a sua equipa. Isto ajudará a tornar os números mais compreensíveis.

Utilize este processo de gestão do pipeline de vendas para aumentar o nível do seu pipeline

Deixe-me perguntar-lhe novamente: Está a tirar o máximo partido do seu pipeline de vendas?

Ao utilizar as etapas acima para gerenciar seu pipeline de forma eficiente, você poderá acompanhar as métricas corretas, bem como as ações de seus representantes. Isto irá ajudá-lo a optimizar totalmente o seu pipeline.

Como assim? Os seus representantes estarão mais bem preparados para atender às oportunidades qualificadas nos seus pipelines e terá uma visão mais clara das suas vendas actuais e previsões futuras.

If you’re ready to fully optimize your pipeline for your business, you need the right tools to get started. See how Close can help you create a streamlined pipeline for your business.