Gerir equipas de vendas à distância: 10 formas de manter os seus representantes a trabalhar

E pensava que gerir uma equipa de vendas no escritório era difícil.

Let’s face it: leading & managing a remote sales team is challenging. As a manager, you have less visibility, less direct contact with your team, and less control over the processes and workflows they’re using.

Ou será que tu queres?

In 2020, many sales managers reluctantly adapted to remote sales because of the pandemic. But before that, many sales managers were leading remote sales teams successfully. 

Embora o trabalho à distância possa parecer uma desvantagem, uma vez que o contacto com os seus representantes é menos fácil e imediato, uma equipa de vendas à distância bem gerida pode ser tão produtiva e bem sucedida como uma equipa no escritório, se não mais.

Então, como pode gerir a sua equipa de vendas à distância?

O que é uma equipa de vendas virtual?

Uma equipa de vendas virtual é uma equipa composta por trabalhadores remotos que desenvolvem a sua actividade principalmente através de comunicações telefónicas e em linha, como as videochamadas. O ambiente de trabalho destes vendedores é normalmente a sua casa, embora alguns espaços de partilha de trabalho ou chamadas de vendas presenciais possam incluir algumas das suas actividades.

Isto é diferente das vendas no escritório em alguns aspectos, incluindo a ausência de reuniões presenciais ou de conversas de copos de água. No entanto, uma vez que grande parte das vendas é efectuada por telefone ou por correio electrónico, não é tão diferente como as pessoas pensam.

Venda à distância versus vendas no escritório: Diferenças na gestão

As vendas à distância têm certamente um sabor diferente das vendas efectuadas fora do escritório. A saber:

Comunicação

A comunicação entre as vendas no escritório e à distância depende muito da tecnologia. Os gestores de vendas devem ter a intenção de comunicar regularmente com os trabalhadores à distância para criar confiança e manter as linhas de comunicação abertas. 

Ferramentas e processos 

As vendas à distância dependem muito das aplicações e dos processos em linha, muito mais do que as vendas no escritório. Os gestores de vendas que lideram equipas de vendas à distância devem manter os seus processos e fluxos de trabalho apertados e acessíveis à equipa. A comunicação da equipa deve ser prioritária, com agendas e objectivos claros para tornar as reuniões mais eficientes.

Controlo

Embora a gestão de vendas no escritório possa ser mais espontânea, os líderes remotos têm de se esforçar mais para ter a mesma visibilidade do que os seus representantes estão a fazer. Pode utilizar a tecnologia, como um CRM ou uma plataforma de gestão de projectos, para vigiar os representantes, mas não exagere. Parte da construção de uma equipa remota bem sucedida é confiar nos representantes para fazerem o seu trabalho e estar presente para oferecer apoio quando necessário. 

Expectativas

É mais fácil definir expectativas para o trabalho presencial do que para o trabalho remoto. Afinal de contas, está lá para o supervisionar.

Num ambiente remoto, não existe essa interacção diária para criar laços e cimentar expectativas, pelo que terá de as comunicar de outras formas. Certifique-se de que todas as partes estão em sintonia no que diz respeito ao acompanhamento de objectivos, KPIs e comportamento geral.

Vantagens da utilização de uma equipa de vendas à distância

A gestão de equipas de vendas à distância - quer se trate de toda a sua equipa de vendas ou apenas de parte dela - tem algumas vantagens importantes que deve conhecer. Aqui estão alguns dos mais importantes:

Poupança de custos

Gerir uma equipa de vendas à distância permite-lhe poupar dinheiro. Além disso, as pessoas podem efectuar vendas à distância a partir de qualquer lugar, o que lhe dá a oportunidade de contratar representantes em zonas de custo de vida mais baixo, onde os salários também são mais baixos.

Oportunidade de expansão regional

A contratação de representantes remotos permite-lhes vender nas suas próprias áreas locais. Pode cultivar líderes de vendas em cidades grandes e pequenas, em todo o país ou mesmo no mundo. Os funcionários remotos conhecem as suas áreas melhor do que ninguém e podem fazer uma grande diferença nos seus objectivos de vendas, mesmo que não trabalhem a tempo inteiro.

Aumento da produtividade

Com a gestão remota de vendas, os representantes podem utilizar o seu tempo de forma mais sensata. Há menos conversa de chacha e conversa fiada, o que significa que podem aumentar o número de contactos e negócios que tratam de cada vez.

Desafios das vendas à distância

Embora os desafios da gestão de uma equipa de vendas à distância sejam reais, é possível ultrapassá-los com a abordagem certa.

Manter a comunicação e a transparência

Uma vez que não estão todos no mesmo sítio, pode ser difícil para um gestor saber quanto é que os representantes de vendas têm em mãos. Estão a trabalhar demais? Subutilizados? Sentem-se frustrados com a falta de contactos? Estão a afogar-se neles? A solução aqui é manter uma comunicação frequente e transparente para que os seus representantes possam partilhar como se sentem e o que precisam.

Evitar o esgotamento

Os trabalhadores à distância tendem a trabalhar mais horas, mesmo que não seja necessário. Nem sempre sabem quando devem parar de trabalhar e podem ficar esgotados facilmente. Ajude-os a encontrar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal de que necessitam, definindo expectativas claras sobre quando podem considerar-se "fora de serviço", quer isso signifique correio electrónico, chamadas telefónicas ou qualquer outra actividade de vendas.

Criar um ambiente de equipa

Criar confiança e manter os vendedores remotos envolvidos é sempre um desafio, porque o relacionamento do escritório não está lá para apoiar esses objectivos. No entanto, as actividades de vendas presenciais não são necessariamente mais bem sucedidas do que o trabalho remoto, desde que a sua equipa saiba onde procurar ajuda e camaradagem. Certifique-se de que isso acontece através de eventos de equipa frequentes, online e offline.

10 dicas profissionais para gerir e motivar uma equipa de vendas à distância

Estabelecer o seu processo de gestão é essencial, mas mantê-lo em funcionamento é o verdadeiro desafio da gestão de uma equipa de vendas virtual. 

Eis dez estratégias de vendas à distância para aumentar a sua visibilidade enquanto gestor de vendas à distância e motivar a sua equipa a manter-se empenhada e a continuar a vender.

1. Definir expectativas claras em relação ao desempenho

Definir expectativas claras é essencial para uma equipa de vendas à distância. Um aspecto importante é definir objectivos de desempenho para a sua equipa.

Of course, sales quota goals are still important, but remote sales teams should have goals that move them closer to their quota by completing sales activities that lead to closed deals.

To match your goals to quota, work backwards in your sales process: How many closed deals does each rep need to meet quota? What percentage of meetings turn into closed deals? How many cold calls do reps need to make in order to book a meeting? Once you figure this out, you could set a goal number of cold calls per day or per week for each rep.

To keep track of these key activities, set up a sales leaderboard and watch as reps develop healthy competition while completing essential sales activities.

2. Acompanhe os KPIs de vendas e partilhe os progressos com a sua equipa

O acompanhamento dos KPIs correctos permite-lhe ter uma melhor visibilidade da saúde do seu processo de vendas e da sua equipa.

Here are some sales KPIs you should be tracking:

• Sales activities per rep: This tells you how active each rep is, as well as which activities they’re seeing more success with. (Psst… You can track and compare rep activity easily with the Activity Comparison Report in Close CRM.)

‎

• Pipeline conversion rates: Tracking this helps you perform a sales pipeline analysis, and tells you if your pipeline is healthy. Any fluctuations to these numbers is an early alert that something is wrong with your process.
• Sales by contact method: Knowing how your prospects prefer to be contacted helps you define which activities are most valuable for your team.
• Average conversion time: When you see how long it takes from the moment of contact to closing the deal, you can test to improve this metric or catch problems in your process before they really slow down the sales cycle.
• Sales by lead source: If you see a higher number of sales from a particular lead source, you can direct your team to focus their energy on a certain lead generation method.

Estes são apenas alguns dos KPIs que pode acompanhar para a sua equipa de vendas remota. Encontre as métricas que têm mais impacto no cumprimento dos objectivos de vendas e na influência nos seus resultados, e configure o acompanhamento para que possa estar atento ao seu processo e aos seus vendedores, mesmo à distância.

3. Fornecer um processo de vendas virtual claramente definido

Embora todas as equipas de vendas devam ter um processo de vendas bem definido, este é especialmente importante num contexto remoto.

Quando a sua equipa de vendas está dispersa, nem sempre pode aparecer para lhe fazer uma pergunta rápida. A produtividade num ambiente remoto é fundamental, pelo que é essencial ter processos claros e escritos. Quando um processo de vendas comprovado é aplicado de forma consistente por toda a equipa, os resultados podem ser ainda melhores do que o esperado.

Generally, the stages of a successful sales process look something like this:

• Prospecção
• Investigação
• Ligação
• Apresentação
• Responder a objecções
• Encerramento
• Fornecimento
• Acompanhamento

Naturalmente, terá de definir este processo de acordo com as suas circunstâncias e clientes específicos.

Em seguida, defina as principais actividades que fazem com que os potenciais clientes passem de uma fase para a seguinte.

For example, when connecting with prospects for the first time, do your reps see more success with cold emails or cold calls? Is there a sales pitch script that works better with certain types of prospects? Do prospects from a certain industry respond better to a product demo than to a sales presentation? What kind of follow-ups get better response rates?

Quando testar estas actividades e vir os resultados, poderá criar uma melhor estrutura de conhecimentos para os seus representantes de vendas seguirem. Desta forma, eles saberão exactamente o que precisam de fazer para fechar negócios, quer estejam na equipa há anos ou tenham começado no mês passado.

4. Utilize as ferramentas certas para capacitar a sua equipa de vendas à distância 

Trabalhar num ambiente remoto não é para os fracos de coração - felizmente, a maioria dos representantes de vendas está longe de ser fraca de coração.

Ainda assim, sem conversas pessoais entre os seus pares, os representantes podem perder dicas e truques que outros membros da equipa estão a utilizar com sucesso. Como gestor, a sua função é ajudá-los a aprender esses truques à distância. Eis duas formas de o fazer:

Utilizar painéis de vendas para mostrar que mensagens funcionam

O sentimento, as prioridades e as necessidades dos seus clientes mudam ao longo do tempo. Então, como é que os seus vendedores sabem o que os clientes realmente querem hoje?

Well, they can keep track of website activity with a sales dashboard. Understand which landing pages are getting more interaction, and pull topics and arguments from these pages to help your sales team sell more effectively with their sales scripts and email templates.

Encourage your team to discuss buyer responses to different tactics or messages. In your daily stand-up meeting, have one member of the team talk about a call they had the previous day, and generate discussion around buyer responses and sales objections.

Isto pode ajudá-lo, enquanto gestor, a ver onde os seus guiões e modelos podem precisar de ser ajustados e ajudará o resto da equipa de vendas a ter em mente as necessidades actuais dos seus potenciais clientes quando vendem.

Utilizar os painéis de avaliação de leads para mostrar a quem dar prioridade

Ao liderar uma equipa remota, é da sua responsabilidade ajudar os representantes a vender eficazmente às pessoas certas. Uma maneira de os gerentes fazerem isso é ajudar os representantes a priorizar os leads certos.

Set up a lead scoring system based on specific attributes and actions that tells reps which leads they need to contact first in their list. Basically, this means assigning a point value to the qualities and activities of your prospects.

Pode ser algo do género:

Another way to keep your team focused on the right deals is by regularly cleaning up the data you have stored in your CRM. Our advice? Create a separate follow-ups pipeline and save old leads there. This helps keep your main pipeline clear for new deals, while at the same time setting up a specific process to win back those lost leads.

5. Tirar partido das ferramentas de software automatizadas

Sales automation tactics are very important, including email drips and SMS messaging, automated processes, reporting, and so on. These automatic efforts free up time for the sales rep to focus on high-quality leads at the end of the sales cycle, rather than chasing down every new and unqualified lead as it comes in.

Sales enablement of this kind can come in many forms, such as predictive dialing or email sequences, but the bottom line is the same: they save remote teams a lot of time compared to traditional sales calls.

Outras ferramentas de vendas automatizadas - como o Zoom para videoconferência ou o Slack para comunicação entre equipas - também podem ajudar as equipas remotas a ter sucesso.

6. Oferecer formação conforme necessário

Demasiados gestores de vendas ainda gostam de formar com base no método da "táctica de vendas da semana".

Mas se estiver a dar formação sobre ideias gerais de vendas ou tácticas teoricamente eficazes, como é que sabe que a sua formação será realmente eficaz?

Instead, remote sales training should be built around a foundation of processes and best practices that have been proven to work over time. You want to master the fundamentals and focus on the timeless principles.

In one interview, Chad Sanderson from ValueSelling Associates talked about how several events in recent history have changed the face of business, including but not limited to the current pandemic.

"Para navegar nestes tempos turbulentos", disse ele, "precisamos de uma pedra de toque, precisamos de uma estrutura. Se der formação à sua equipa sobre uma estrutura, poderá dizer: "Esta estrutura resistiu a mais do que apenas este momento em particular e posso concentrar-me em praticar sobre esta base. Assim, enquanto o furacão da mudança estiver a soprar lá fora, sei que a minha base é sólida e que vou conseguir ter um desempenho consistente". Ao dar-lhes essa estrutura, damos-lhes algo que é sólido e previsível, independentemente do que se esteja a passar".

Dê formação com base em processos de vendas comprovados e dará à sua equipa a capacidade de trabalhar autonomamente num ambiente remoto, independentemente da situação mundial. Outras dicas incluem:

• Tenha em atenção os fusos horários ao preparar as formações, para garantir que os participantes podem efectivamente assistir.
• Grave videoconferências e webinars para que possam ser vistos mais tarde e certifique-se de que os seus fornecedores de software oferecem esta funcionalidade.
• Como em todas as vendas, não se limite a dizer; mostre. Especificamente, mostre como conduzir chamadas de vendas virtualmente.

7. Dar prioridade à comunicação, à transparência e à confiança

A confiança e a transparência andam de mãos dadas, quer se trate de reuniões de equipa ou de chamadas de vendas.

Se pretende que os seus representantes de vendas remotos confiem em si como gestor e na empresa como um todo, é importante que tenham uma visão transparente do que se passa nas vendas e na empresa, em tempo real.

Por exemplo, quando configurar painéis para os principais KPIs de vendas, certifique-se de que os seus representantes têm acesso a esses dados. Se estiver a utilizar o Relatório de comparação de actividades de Close, incentive os representantes a analisarem o desempenho uns dos outros em diferentes áreas e a falarem uns com os outros para melhorarem os aspectos em que têm dificuldades.

Of course, during a crisis, the need for transparency is even more acute. In our book, Leading Sales Teams Through Crisis, corporate leadership advisor Niamh O’Keefe mentioned this:

"Numa crise, as pessoas querem mais garantias e informações do que o habitual. Seja mais transparente do que o habitual, comunique mais do que o habitual."

8. Conduzir regularmente reuniões individuais com cada membro da equipa

Regular 1:1 sales meetings with each of your reps must be a consistent part of your schedule, not just a measure you resort to when you notice a problem.

Fale com os seus representantes e escolha um dia e uma hora durante a semana que lhes seja conveniente. Em seguida, defina-o como um evento recorrente no seu calendário. Com o Google Calendar, pode dar aos convidados acesso para ajustar o evento e deixar a porta aberta para ajustar esta reunião se o representante estiver numa chamada ou tiver outra tarefa urgente.

Passar tempo regularmente com cada membro da equipa permite-lhe verificar o seu trabalho, mas também a sua saúde emocional. Crie agendas específicas que possam ser acrescentadas ou ajustadas por si e pelo representante, mas reserve também algum tempo apenas para conversar. Estas reuniões ajudá-lo-ão a criar confiança com a sua equipa, a acompanhar a saúde da situação de trabalho e a perceber quando poderá ser a altura de intervir e ajudar.

9. Criar uma atmosfera de responsabilidade

Uma das melhores formas de evitar a armadilha da microgestão da sua equipa de vendas à distância é criar um espírito de responsabilidade na sua equipa. Este tipo de ambiente motiva os representantes de vendas a continuarem a trabalhar porque se sentem pessoalmente responsáveis pelos resultados que obtêm.

Eis algumas ideias sobre como o fazer:

• Task your reps with creating agendas for 1:1s: Or in the least, encourage them to add items to the list of things to discuss.
• Encourage reps to take initiative with new methods and processes: Ask your team for advice and ideas, then have them test their own ideas and prove their theories.
• Have reps own their performance goals: When you set performance goals, as mentioned above, have each rep take responsibility for tracking and planning to reach those goals.
• Create a safe space to ask for help: Nobody has all the answers. Make sure your reps feel comfortable enough to ask for help within the team. For example, you could create a specific channel in Slack where reps can ask questions about deals in their pipeline and get feedback and advice from you or others on the sales team.
• Allow each rep to find their best workflow at home: Personal circumstances differ for each rep, so allow each one to be accountable for their WFH schedule. Whenever possible, allow flexibility so each one can care for their family’s needs alongside their workload.

10. Celebrar cada marco e ganhar

Se alguma vez trabalhou em vendas num escritório, é difícil não reparar nas mini-celebrações que acontecem quando um negócio é fechado ou uma quota é atingida. 

Mas, só porque está a gerir uma equipa de vendas à distância, não significa que essas celebrações tenham de acabar.

Embora não seja exactamente a mesma coisa, existem muitas formas de celebrar os feitos da sua equipa num ambiente remoto.

For example, why not celebrate deals closed with a GIF in the sales team’s Slack channel? Or, prepare fun gifts for reps to receive when they hit their quarterly goals, like a few months to their favorite subscription boxes, such as Book of the Month, Birchbox, Dollar Shave Club, or BarkBox.

Comemorar marcos e objectivos alcançados ajuda a manter a sua equipa motivada e unida, mesmo quando trabalha à distância.

Como fazer crescer estrategicamente a sua equipa de vendas à distância

Não sabe bem como começar a aumentar a sua equipa de vendas à distância? Não há problema, nós ajudamo-lo com algumas das nossas dicas favoritas:

• Estruturar as perguntas da entrevista que se centram na experiência de vendas virtuais ou remotas.
• Proporcionar integração e formação com ênfase específica nas vendas virtuais.
• Investir em recursos baseados na nuvem e amplamente acessíveis que ajudem os profissionais de vendas a atingir os seus objectivos.
• Defina claramente as suas expectativas relativamente à conduta no trabalho fora do escritório, à utilização de software e aos novos objectivos de vendas.
• Incentivar a interacção através de muitos meios de comunicação, desde o telefone e o vídeo, às redes sociais, às reuniões presenciais ou aos encontros.

Está pronto para ver grandes melhorias na sua produtividade, sucesso e lucros à distância? Está na altura de encontrar uma solução.

Conduza a sua equipa remota para a produtividade e o sucesso

Motivating and managing a remote sales team isn’t a walk in the park, but it can be done successfully. In fact, many remote sales teams are just as effective as in-house teams: it’s all about how you manage your reps.

Por agora, tenha coragem: a gestão de vendas à distância é certamente um desafio e não é fácil criar as suas equipas de vendas virtuais pela primeira vez. Mas é provável que a produtividade dos seus vendedores aumente, que as suas despesas gerais diminuam e que a sua empresa, no seu todo, seja melhor por isso.

Então, porquê esperar? Dê à sua equipa de vendas remota as ferramentas de que necessita para ser bem sucedida com Close, o CRM criado por e para equipas de vendas remotas.