Como a Hygge actualizou o seu fluxo de trabalho para aumentar os seus resultados

Muitas empresas funcionam com um amontoado de tecnologias que foram integradas nas operações comerciais ao longo de vários anos - não funcionam corretamente em conjunto, mas continuam a funcionar. Isto deve-se ao fato de as empresas encontrarem soluções para os problemas à medida que estes surgem, sem darem um passo atrás e considerarem um fluxo de trabalho abrangente.

Se isto se parece com a sua organização, é porque foi vítima do temido "Frankenstack".

Quando as peças de tecnologia são cosidas umas às outras, cria-se um fluxo de negócios que é semi-funcional, mas não está realmente vivo. E isso é um problema porque afeta a sua produtividade e a sua capacidade de gerir bem os clientes.

Hygge, um espaço de coworking sediado em Charlotte, NC, teve de ultrapassar o seu Frankenstack para salvar (e construir) relações com os clientes.

O monstro da tecnologia

Todo o modelo de negócio da Hygge assenta na sua capacidade de comunicar rápida e eficazmente com os clientes, para que estes possam ter um espaço de trabalho quando mais precisam.

Nos seus primórdios, a empresa baseava-se numa mistura de Front e Asana para atuar como um CRM improvisado para a comunicação com os clientes. Embora o processo fosse um pouco automatizado, ainda era necessário um esforço manual para coordenar a comunicação.

Inicialmente, a equipa da Hygge passou muito tempo:

• Deixar comentários
• Adicionar notas
• Alterar o estado do cliente

Com uma pequena lista de clientes, este processo parecia exequível. Mas o proprietário da Hygge, Garrett Tichy, receava que estivessem a deixar dezenas de milhares de dólares na mesa devido às suas deficiências operacionais.

Dar vida aos fluxos de trabalho

A Hygge precisava de uma melhor forma de comunicar à sua lista de clientes quando os espaços de escritórios e os quartos estavam disponíveis. E, se alguém estivesse interessado num espaço, mas os quartos estivessem cheios, precisavam de uma melhor forma de alterar o estado dos contatos de "Interessado", depois "Lista de espera" e, finalmente, "Conversão".

Com esse fluxo de trabalho em mente, Tichy começou a pesquisar CRMs que fornecessem:

• Sugestões para fluxos de trabalho e processos
• Capacidade de compilar informações de forma estruturada
• Ferramentas para melhorar a comunicação externa
• Capacidade de tomar notas para discutir internamente o estado dos projetos
• Capacidades de gestão de tarefas

Quando Tichy descobriu a Close, viu nele características que outros CRMs não tinham...

Gestão de contatos:

A Tichy necessitava de uma forma de obter uma visão clara do número de entradas e saídas de dólares de contatos, para saber como fechar mais oportunidades.

Chamadas e mensagens de texto:

A Hygge queria que o SMS criasse um ponto de contato único e individual com os potenciais clientes. Tichy afirma: "Por vezes, não recebemos uma resposta por e-mail, mas depois essas mesmas pessoas respondem por SMS."

Vastas opções de integração:

O Hygge é um grande utilizador do Zapier, pelo que a Tichy precisava de um CRM que se integrasse com esta tecnologia. Close + O Zapier facilita à Hygge o acompanhamento de processos, como a rotatividade de clientes, e a descoberta de oportunidades de melhoria.

Campanhas de correio eletrónico:

A equipe da Hygge sentia falta de consistência na voz e no tom das suas comunicações digitais. Precisavam de um CRM com modelos personalizados para ajudar a melhorar a sua comunicação externa.

Tarefas automatizadas:

Diminuir o trabalho manual era importante para a Hygge. Tichy gostou da forma como a Close automatizou o estado dos contatos para que pudessem simplificar o processo de vendas.

Integração do cliente:

A Hygge precisava de um sistema que designasse automaticamente um representante para os novos clientes, sem necessidade de introdução manual. Close foi a solução perfeita.

Tudo o que quero que a minha equipe saiba é que tem coisas para fazer. Recebemos informações suficientes de diferentes fontes, mas precisávamos de uma forma de automatizar os passos seguintes para cada pessoa da equipe.

Garrett Tichy
Hygge Fundador e Proprietário

O resultado final

Com a Close, a Hygge está a reter membros mais do que nunca. Tichy diz que a melhoria das métricas se deve à "comunicação constante com os clientes, mantendo mais pessoas envolvidas ao longo do tempo".

Utilizamos a Close para fazer um grande acompanhamento dos nossos contatos e, frequentemente, isso traduz-se em novos negócios. Recebemos respostas como "Obrigado pelo acompanhamento, por favor envie-me um link para me inscrever".

Enquanto espaço de coworking, o seu produto é um luxo. Por outras palavras, ninguém precisa absolutamente dele. Ter uma forma de coordenar a comunicação eficazmente permite à Hygge relembrar à sua lista de clientes que o seu serviço tem muito valor e que está disponível para negócios.

De acordo com Tichy, este lembrete subtil ajuda a Hygge a fechar mais negócios e a reter clientes.

Manter os clientes e trazer novos clientes a bordo tem ajudado a Hygge a continuar a crescer e a competir no espaço de coworking. Sem a Close, ainda estariam a lutar contra o temido Frankenstack.

Está pronto para envolver os seus clientes? Veja como o CRM daClose pode ajudar a sua empresa a melhorar a retenção de clientes e os seus resultados.